Você sabia que o custo de um escritório ou sala comercial vai muito além do valor do aluguel? Existem custos associados a um conjunto comercial que certamente o corretor mostrando a sala comercial para você não tem interesse em lembrar. É sua função colocar tudo na ponta do lápis!
Mas quais são os custos extras de um escritório?
Vamos lá. Primeiro é preciso separar o que é custo fixo e o que é o custo variável, que vai mudar mês a mês, custos de operação e de manutenção, custos que são exclusivamente seus e os que podem ser divididos… Enfim. É muita coisa pra pensar!
Então vamos lá:
Custos fixos
Seguro-fiança: é exigido do locatário apresentar um fiador para a garantia do pagamento do aluguel do escritório em caso de inadimplência. Há muitos entraves burocráticos para a aprovação do fiador, principalmente quanto à exigência dele possuir um imóvel quitado na mesma cidade do imóvel que será locado. Por isso, muitas imobiliárias têm exigido ou dado preferência ao seguro-fiança, modalidade de seguro que substitui o fiador, mas cobra do locatário uma taxa que geralmente é o valor de um aluguel, que pode ser parcelado.
Condomínio: a taxa condominial não tem escapatória, todo condomínio comercial possui e é responsabilidade do locatário pagá-la. Com ela o condomínio paga suas despesas com pessoal, manutenção, limpeza, segurança, etc. O boleto vai chegar todo mês, e lembre-se que além da taxa fixa podem vir custos extras como fundo de obras, 13º dos funcionários no fim do ano, etc.
IPTU: o Imposto Predial Territorial Urbano, cobrado pela prefeitura municipal sobre todos os imóveis da cidade, residenciais, comerciais ou de outra finalidade, também é responsabilidade do locatário. A taxa pode ser paga à vista, de uma vez, com desconto, ou em, geralmente, 10 parcelas, entre fevereiro e novembro.
Serviço de limpeza: seja uma empresa de limpeza que atende todo o prédio ou sua própria faxineira, o custo da limpeza do seu escritório também está no rol das despesas fixas. Inclui o salário e direitos trabalhistas do/a profissional de limpeza.
Contrato do profissional de limpeza, direitos e deveres, confira
Internet e TV por assinatura: o serviço de internet banda larga de alta velocidade com qualidade de conexão é hoje fundamental para empresas de todos os portes e segmentos. Um conexão lenta ou que cai toda hora pode fazer você perder negócios e faturamento. Dependendo do seu ramo, talvez também seja importante ter um plano de TV por assinatura, para, por exemplo, ter acesso aos canais de notícias em tempo real. De qualquer forma, essa é uma despesa fixa, pois os pacotes de internet e TV por assinatura geralmente tem um custo fixo, ao contrário das contas de luz, água, telefone, etc.
Basicamente esses são os custos fixos ao alugar um escritório. Eles são mais fáceis de estimar para você botar na planilha e pesar antes de alugar seu escritório. Mas também há os custos variáveis, alguns “ocultos” numa primeira análise e, por isso mesmo, mais difíceis de estimar.
Mas se você esquecer deles, pode ter uma surpresa desagradável, então anota aí:
Custos variáveis
Contas de consumo (energia elétrica, água e telefonia): Todas essas contas de consumo básicas podem variar mês a mês, mas é possível após alguns meses chegar numa média. O problema é que nos primeiros meses é bem difícil estimar quanto você vai pagar e colocar na sua planilha de custos para saber seu custo total com o escritório. A dica é verificar as instalações elétricas para ver se são modernas e adequadas às normas de economia de energia (por exemplo, lâmpadas LED, aparelhos de ar condicionado mais modernos, equipamentos mais econômicos), se a conta de água é individual ou coletiva, vindo na conta do condomínio, se os banheiros tem válvulas de descarga e torneiras econômicas, etc. Para o telefone, vale pesquisar bem os pacotes das operadoras para, por exemplo, fazer um que combine internet, TV e telefone fixo de acordo com suas necessidades. Serviços de telefonia VoIP também podem ser uma boa. Vale também puxar papo com outros locatários do prédio para ter uma ideia de quanto eles gastam.
Material de escritório, informática e papelaria: aí começa a ficar mais difícil a estimativa dos custos. Toners de impressora, resmas de papel, envelopes, etiquetas, fita adesiva, canetas, cadernos, post-its, grampeadores e grampos… Nada disso deve faltar no escritório, por isso a gestão dessas compras para conseguir bons preços e não deixar nada faltar não é fácil.
Material de limpeza e higiene e descartáveis: papel toalha e papel higiênico para o banheiro, copos descartáveis para água e café (vale trocá-los por canecas e copos reutilizáveis!), sabonete líquido, detergente, desinfetante, água sanitária, sacos de lixo… Nada disso também pode faltar um dia sequer no escritório e gerir o estoque dá trabalho.
Insumos: pó de café, açúcar, adoçante, galão de água (também vale substituir pela água filtrada), etc.
Custos de manutenção: vazamentos de água, torneira ou descarga desregulada, lâmpadas queimadas, impressoras ou roteadores com defeito… Todos esses problemas são comuns no escritório e geralmente a gente compra um novo ou conserta na hora e não lembra de jogar esse custo pra planilha de custos do escritório. Até porque se você somar todos esses pequenos gastos durante o mês pode tomar um susto!
Esses são os custos de operação e manutenção do escritório, mas também tem o custo (bem alto, diga-se) da montagem, com a compra ou adaptação de mobiliário, como mesas, gaveteiros, armários e cadeiras (e a instalação de tudo isso), instalação de outros equipamentos, pintura, reforma, instalações ou adaptações elétricas e hidráulicas… Ufa!
Coworking é alternativa aos custos do escritório tradicional
Hoje há como alugar um espaço para você trabalhar com todos os custos inclusos num único pacote, que você paga em só um boleto por mês, sem dor de cabeça e sem ter que deixar de lado seu core business para ter que se preocupar com a administração do escritório.
Os espaços de coworking têm se tornado alternativas aos escritórios convencionais justamente por essa facilidade de se assinar um pacote com tudo incluído (embora é preciso ficar atento, pois muitos coworkings oferecem pacotes “básicos” e serviços adicionais à parte). Mas os coworkings ainda são associados a espaços coletivos, onde profissionais autônomos que trabalham sozinhos. Para empresas com equipes maiores, os conjuntos comerciais tradicionais parecem a única alternativa. Mas não é mais assim!
eQ! 